Videokohtumised nõuavad pingutust. Isegi kui oled karastunud online-kohtumiste pidaja ja Skype on olnud sinu tööpäevade lahutamatu osa, siis ei suuda erinevad videokõnede lahendused olla sama tulemuslikud, kui näost näkku kohtumised.

Jagan sinuga nippe, kuidas online-kohtumised ja koosolekud muuta tulemuslikemateks ja nauditavamateks.

Online-koosoleku ettevalmistus

Suur osa nauditava online-koosoleku (nii nagu ka tavapärase koosoleku) retseptist on peidus ettevalmistuses. Millele online-koosoleku ettevalmistamisel tähelepanu pöörata:

1. Pane online-koosoleku eesmärk konkreetselt ja selgelt kutsesse kirja

Nii ära leierdatud, kui see ka ei kõla, aga kõik algab sellest: pane koosoleku eesmärk konkreetselt ja selgelt online-koosoleku kutsesse kirja. Mida arutate ja mida mitte? Millise tulemuseni soovite jõuda (otsus, lahendusvariandid, infovahetus vms).

Samuti tuleb hoolikalt läbi mõelda, kes loob antud online-koosoleku juures väärtust ja millega. Tapvalt igav on osaleda online-koosolekul, kus sind puudutava teema võetakse arutusele alles koosoleku lõpus. Mõtle hoolega läbi keda ja millise teema arutelu juures vaja on ning kutsu nad siis täpselt selle teema arutelu juurde, mitte ära lase neil istuda ning igavleda kogu koosolekut kuulates.

2. Palu osalejatel teha sisuline ja tehniline ettevalmistus ning testimine

Tulemusliku online-koosoleku eelduseks on osalejate ettevalmistus. Kui te olete üle videosilla kokku tulnud arutama näiteks mingit tegevuskava, siis see on ajaraiskamine, kui osalejad hakkavad tegevuskava lugema alles online-koosoleku alguses. Palu osalejatel teha vajalik eeltöö enne koosolekut. Näiteks saata ette oma ettepanekud, küsimused vms.

Seal, kus on mängus tehnika, seal on ka tõrked. Juhul kui online-koosolekul osalevad inimesed, kes ei ole siiani ühte või teist tehnilist lahendust kasutanud, siis palu neil eelnevalt (eelmise päeva õhtul või 30 min enne online-koosoleku algust) proovida ühenduda online-koosoleku lahendusega. Kas videopilt töötab? Kas heli on paigas? Kas inimene saab vajalikele failidele ligi?  Üks suurimatest ajaröövlitest on koosoleku ajal tehniliste küsimuste lahendamine!

 3. Ole online’s kohal 15 minutit enne algust ja sea kõik valmis

Ava aegsasti videokonverentsi kanalid. Testi oma mikrofon ja kõlarid. Kontrolli, kas kõik muud abivahendid, mida plaanid kasutada, on töökorras (logi vajadusel sisse abistavatesse keskkondadesse jne).

Online-koosoleku kokkulepped

Online-kohtumiste ja koosolekute juhtimine on väljakutse. Paljud kokkulepped, mis füüsilises koosolekuruumis on iseenesest mõistetavad on ühtäkki kehtetud ja need tuleb uuesti kokku leppida.

1. Olge üksteise jaoks nähtavad ja vaadake kaamerasse

Videokoosolekud nõuavad meie ajult ekstra pingutust, et teiste inimeste mõtteid ja tundeid kuulata ning kehakeelt lugeda. Palu kõigil osalejatel alati lülitada sisse video – online-koosolek muutub kohe elavamaks, kui sa näed inimesi, kellega sa räägid, ja nende reaktsioone. Palu kõigil osalejatel sättida oma kaamera nii, et nad oleksid selgesti nähtavad teistele. Väga ebamugav on rääkida inimestega, kellest on järel ainult pool pead.

Lapsed, abikaasa ja koduloomad videopildis ei ole tabu. Leppige kokku, et osalejad ei pea ennast tundma ebamugavalt, kui nende kaamera ette ilmub korraks mõni pereliige midagi küsima või ruumist võtma.

2. Osaleja, kes soovib sõna annab sellest visuaalselt märku

Leppige kokku, et kui keegi soovib sõna, siis annab ta käega märku või annab sellest nt. chat’i aknas koosoleku vedajale teada. Osad videokonverentsi lahendused pakuvad ka võimalust virtuaalseks käe tõstmiseks (nt. Zoom).

3. Iga sõnavõtt ei tohi ületada 2 minutit

Jah, paljudele inimestele on see alguses raske. Aga selline piirang sunnib inimesi oma mõtet lühemalt ja selgemini välja ütlema. Vähem on rohkem!

Koosoleku juhina anna kõigile teada, et vajadusel võid online-koosoleku rajale tagasi saamiseks kasutada võimalust kõigi mikrofonid sulgeda. Palu, et osalejad siis seda isiklikult ei võtaks 🙂

 4. Kui sa parajasti ei räägi, siis lülita oma mikrofon välja

Online-koosolek võib kujuneda mürarikkaks, kui osalejate kodudest-kontoritest kostev taustamüra jõuab kõigini. Palu osalejatel lülitada välja oma mikrofon, kui nende kodudes on taustamüra ja nad hetkel ei räägi.

Online-koosoleku juhtimine

Pea meeles, et online-koosolek ei saa toimuda sama kiires tempos kui koosolekud, kus kõik inimesed on kogunenud samasse füüsilisse ruumi. Varu online-koosolekuteks rohkem aega ja tõmba koosoleku tempot teadlikult veidi alla.

1. Soojendus

Me kõik saabume online-koosolekule teiselt koosolekult või koduste teemade juurest, ümberlülitamine võtab aega. Et ümberlülitamine ja keskendumine online-kohtumisele läheks kiiremalt, tuleb selleks iga koosoleku alguses veidi aega võtta.

Kuidas aidata osalejatel kiiresti keskenduda käimasolevale online-kohtumisele?

  • Anna igale ühele võimalus endast midagi jagada (1-2 lauset). Inimesed jõuavad kiiremini online-koosolekule „kohale“, kui nad tunnevad, et saavad korraks kõigi teiste tähelepanu. Lisaks veel võimalus öelda välja, mis on igaühe mõtetes-tunnetes hetkel pinnal. Võid küsida kõigilt lihtsalt: „Jaga 1-2 lausega, mis sind täna on rõõmustanud“ või „Jaga 1-2 lausega, kuidas möödus Sinu nädalavahetus“ või „Jaga 1-2 lausega, kuidas sinu tänane päev läinud on“

 Kes on harjunud kasutama kohtumise soojenduseks kaarte, siis järgmised lahendused aitavad teil seda praktikat jätkata ka online-kohtumistel:

sunergos.ee/pildikaardid/ (tasuta lahendus)

At My Best tugevuste kaardid – tasuline lahendus At My Best kaartide kasutamiseks online

2. Visuaalne pilt aitab paremini jälgida, mõista ning juhtida arutelu

Meie aju töötleb kahjuks suhteliselt aeglaselt verbaalset infot. Sinisilmne on eeldada, et osalejad suudavad pika koosoleku vältel jälgida ja täielikult mõista üksteise ideid ja mõttekäike.

Lihtsustatult öeldes on ligi 50% meie ajust on haaratud visuaalse informatsiooni töötlemisega.

Hea uudis on see, et õnneks on olemas päris mitmed lahendused, mis võimaldavad arutelusid juhtida nii, et online-koosolekul on kasutusel ühine valge tahvel (whiteboard). Need võimaldavad tiimil koosolekul koos töötada samal tahvlil ja arutelu visualiseerida.

Järele proovitud töövahendid, mida julgen soovitada:

  • Mural.co ja miro.com (tuntud ka nime all: Real Time Board) – mõlemad lahendused on väga sarnase loogika ja võimalustega. Lisaks julgen soovitada ka stormboard.com
  • Zoom.us ekraani jagamine ja mitme osalejaga samal ekraanil koos töötamine. Lihtsalt jaga oma ekraani ja anna kellelegi osalejatest kontroll (funktsioon „Give Mouse/Keyboard Control to:“)
  • Kui sul on vaja kiirelt koguda kokku online-koosoleku osalejate mõtted ja tagasiside, siis kõige kiirem viis selle tegemiseks on paluda osalejatel kiirelt anda oma tagasiside keskkonnas mentimeter.com. Selles keskkonnas saad kiirelt valmistada ette oma küsimused osalejatele ja suurema online-koosoleku korral koguda kokku osalejate tagasiside. Soovid proovida? Mine lehele menti.com ja sisesta kood 51 00 31.

3. Tee 10-15 pause iga 45 minuti järel

 Jah, videokoosolekud nõuavad meie ajult ekstra pingutust. Seetõttu tee iga 45 minuti tagant 10-minutiline paus, et inimesed saaksid ennast liigutada. Koosoleku energia tõuseb alati peale pausi.

4. Suurel koosolekul töötage väiksemates gruppides

 Juhul kui sinu poolt juhitaval koosolekul on rohkem kui 6 inimest tasub kaaluda varianti, kus osad arutelud toimuvad väiksemates gruppides. See annab võimaluse kõigile inimestele aktiivselt osaleda ja enamasti sünnivad väiksemates gruppides ka uued ideed, mis suures grupis ei pruugi pinnale ujuda.

Kahjuks ei võimalda kõik videokonverentsi lahendused osalejatest väiksemaid gruppe moodustada ja siis jälle kõiki ühte online-koosolekule tagasi tuua.

Üks sellistest lahendustest, mis seda võimaldab on Zoom (zoom.us)

 5. Koosoleku selge kokkuvõte nii suuliselt, kui kirjalikult

Online-kohtumine loob hulgaliselt täiendavaid olukordi, kus osalejad ei pruugi kokkulepetest ja otsustest ühtemoodi aru saada.

Võta selgelt ja konkreetselt online-koosoleku lõpus kokku, millised kokkulepped ja otsused te koosolekul tegite. Kokkulepped ja otsused peaksid kõigi osalejate jaoks olema nähtaval kohal (nt. jagatud ekraanil).

 6. Andke üksteisele kiiret tagasisidet koosoleku tulemuslikkuse kohta online-koosoleku lõpus

Uute töövahendite ja võtete kasutamine nõuab meilt kõigilt kiiret õppimist ja kohanemist. Kõige parem viis kiirelt õppida on iga koosoleku lõpus võtta 5-10 minutit selleks, et iga osaleja saaks anda oma tagasiside teistele. Küsimused on lihtsad:

– „Mis sinu arvates õnnestus tänasel koosolekul hästi ja mida peaksime järgistel kordadel kordama?

– „Mida peaksime järgmistel kordadel muutma või tegema hakkama, et online-koosolek õnnestuks paremini ja looks sulle väärtust?

Iga osaleja jagab lühidalt oma arvamust. Arutelusse ja vaidlustesse ei laskuta. 

Seda osa nimetatakse ka „water cooler“ osaks online-koosolekus. Online-koosoleku juhina võta tagasiside endaga kaasa ja otsusta, mida järgmine kord jätkata ja mida muuta.

Peale online-koosolekut

Jälgi, et online-kohtumisel õhku jäänud pingetest saaksid osapooled omavahel rääkida.

Online-koosolekutel tekkinud pingetest on väga mugav mööda vaadata. Koosolek saab läbi, kõik sulgevad oma veebikaamerad ja tekibki tunne, et tekkinud pinge on kadunud.

Kui sul tekib tunne, et mõni osaleja lahkus koosolekult väga rahulolematuna, siis tee talle kiire telefonikõne, kuula ta ära ning proovi mõista.

Massiliste online-koosolekute juures on väga suur oht, et me jätame tähelepanuta kuhjuvad pinged ning ei võta aega, et nendest üks-ühele omavahel rääkida.

Hea praktika on seegi, kui online-koosolekuruum jääb avatuks 15 minutit peale koosoleku lõppu, et osalejad saaksid soovi korral veel oma mõtteid jagada.

Kui Sul on huvi ise kogeda või teistele oma nippe jagada, siis oled oodatud meie töötuppa:

Mis on töötoa eesmärk:

  • Näitame üksteisele konkreetseid nippe, kuidas online-koosolekud nauditavamaks ja tulemuslikumaks muuta
  • Küsida küsimusi ja saada teiste osalejate ettepanekuid, kuidas oma väljakutseid online-koosolekutega seoses lahendada

Mis see mulle annab? Töötoa tulemusena saad enda „tööriistakasti“ juurde uusi võimalusi ja nippe, kuidas online-koosolekuid elavamaks muuta.

Millal: 08. mail 2020 kell 14:00-16:00

Kus: Zoom’i töötuba

Palju see maksab? 2 tundi iga osaleja ajast

Miks me seda teeme? Sest me usume, et meie ümber on palju häid ja nutikaid inimesi kellele meil on hea meel oma kogemusi jagada ning õppida nende omadest!


0 Comments

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga