Un taller de colaboración: ¿para quién y por qué?
La fuerza de un equipo reside en la capacidad de sus miembros para comunicarse, escucharse y crecer juntos. Los talleres de feedback para el desarrollo y de colaboración pueden crear un entorno de confianza en el que cada miembro del equipo se sienta valorado e incluido. Laura Johanna Tuisk, responsable del servicio de medicina de familia, organizó precisamente un taller así para su equipo. El taller lo facilitó la consultora de gestión y coach de Sunergos Monika Prits.
El objetivo del taller era mantener conversaciones de colaboración en ambos sentidos con los miembros del equipo central, en las que todos pudieran dar y recibir feedback en nombre de una mejor colaboración. Miembros del equipo central de los servicios de medicina de familia, Sandra y Reelika, comparten sus experiencias e impresiones del taller; según ellas, lo que vivieron juntas unió aún más al equipo y le dio nueva energía y dirección para seguir avanzando.
¿Con qué expectativas fuiste al taller de colaboración?
Sandra
Sandra: En aquel momento yo era uno de los dos miembros más nuevos del equipo de servicios de medicina de familia y llevaba casi un año trabajando en el Fondo del Seguro de Salud. El Fondo del Seguro de Salud estaba pasando a la gestión basada en servicios, así que había cierta confusión en el equipo sobre roles, tareas y otros temas. Como empleada nueva, te da miedo dar feedback y expresar tus deseos sobre las tareas y demás a los compañeros. La razón es un miedo humano: ¿y si no sé hacerlo de forma educada y suave?, ¿y si se me malinterpreta o creo una situación que empeora la comunicación en el equipo? Esperaba poder expresar todos estos miedos en el taller.
¿Qué nuevos conocimientos o enfoques obtuviste?
Reelika: Me confirmó que es mejor dar feedback enseguida. También es importante saber cómo dar feedback: basarse en hechos, no en sentimientos. Y también: ¡no lo suavices!
Sandra: Para mí, lo más nuevo fue usar mensajes en primera persona. Visto ahora parece lógico, porque solo puedo hablar por mí misma y de cómo me hace sentir algo o una situación. Los materiales que recibimos facilitaron un poco preparar un mensaje en primera persona. También entendí que, si quiero dar feedback para que algo cambie como resultado, no debo empezar a suavizar lo dicho después de dar el feedback.
¿Cuáles fueron los mayores retos a los que tuviste que enfrentarte?
Reelika: Dar feedback constructivo a un compañero.
Sandra: El momento más difícil fue probablemente cuando tuve que ponerme cara a cara con una compañera y decir de verdad en voz alta mis sentimientos y pensamientos. Sorprendentemente, recibir feedback positivo sobre mí me resultó incómodo. Personalmente, me resulta más fácil aceptar feedback negativo que positivo.
¿Qué fue lo que más te sorprendió al dar o recibir feedback, incluidas las conversaciones de colaboración?
Reelika: Cuando el feedback se da con buena intención y con honestidad, sin emoción negativa, el feedback recibido es realmente útil y te hace avanzar. Me sorprendió no tomar aire y empezar a rebatir.
Reelika
Sandra: No fue una gran sorpresa que todos tengamos los mismos miedos a la hora de dar feedback: no queremos conflictos, no queremos herir los sentimientos de nadie, queremos que el buen trabajo en equipo continúe, etc. De hecho, un taller así nos dio una muy buena oportunidad de percibir y entender cómo es nuestro equipo y quiénes son las personas con las que trabajas codo con codo cada día. Con personas de rasgos personales y valores parecidos, incluso hablar de temas difíciles une, porque un objetivo común y las similitudes ayudan a entenderse mejor. Si el equipo hubiera sido muy grande o alguien hubiera sido radicalmente distinto por carácter, probablemente el resultado habría sido otro.
¿Cómo te sentiste al dar o recibir feedback?
Reelika: Todavía me cuesta dar feedback constructivo y prefiero evitarlo. Probablemente debería practicarlo mucho más. Intento compensarlo dando feedback positivo.
Sandra: Me sentí muy nerviosa. A mí me resulta más fácil estar en el papel de quien recibe feedback.
¿Cómo contribuyó el taller a la colaboración en tu equipo?
Reelika: Sin duda tuvo un efecto muy positivo y creó un mayor sentido de unidad.
Sandra: El taller ayudó a mantener transparente el ambiente del equipo: no hay el llamado elefante en la habitación. Los miembros del equipo saben lo que piensan, sienten y creen los demás, y la gente se atreve a expresarlo. Así se evita una situación en la que me atrevo a decirle algo a un compañero a espaldas de alguien, pero me da miedo decírselo a la persona a la que concierne. Así que un taller de feedback sin duda mantiene sanas las relaciones en el equipo y reduce la probabilidad de que surjan conflictos.
¿Cómo influyó dar feedback en la dinámica y la confianza del equipo?
Reelika: Una relación y una comunicación abiertas y honestas son importantes en todas las relaciones. La capacidad de dar feedback de una manera que no te haga daño ni a ti ni a la otra parte siempre genera confianza y hace avanzar las cosas.
Sandra: Me parece que ahora nos atrevemos a darnos feedback con más seguridad. Por ejemplo, qué sensación le ha creado a alguien una reunión, etc. Aun así, de vez en cuando se me olvida preparar el feedback tan bien como lo practicamos en el taller.
¿Qué fue lo más importante que te llevaste de este taller?
Sandra: Recibir feedback negativo (es decir, recibir algún feedback) es mejor que nada.
¿Para quién, es decir, para equipos en qué situación, recomendarías sin duda un taller de colaboración así?
Reelika: En mi opinión, estos talleres deberían organizarse para el equipo de vez en cuando, porque incluso los equipos con muy buena dinámica se benefician de ello para prevenir problemas y desacuerdos. Si alguien tiene algo en la cabeza sobre lo que no ha podido dar feedback a un compañero, hacerlo en este formato es sin duda mucho más suave que en una conversación aparte.
Sandra: Sin duda encaja con todos los equipos y en cualquier situación. Pero sobre todo con aquellos equipos en los que han surgido confusiones y malentendidos relacionados con cambios en el equipo o en el reparto de roles. Como resultado, ciertos patrones se repiten, y si alguien ha intentado dar feedback pero nada ha cambiado, o no ha sabido qué decir en absoluto, este taller crea un entorno de confianza y comprensión en el que los miembros del equipo pueden dar y recibir feedback honesto. Como resultado, mejoran el trabajo y la comunicación del equipo.
Comparte un consejo que todos podamos usar para que el trabajo en equipo fluya y se mantenga la alegría en el trabajo.
Reelika: ¡Sé honesto y abierto! Si es difícil, pide ayuda. ¡Fíjate y ofrece ayuda!
Sandra: Los desacuerdos están bien: acéptalo y sigue jugando en equipo. Recibir feedback sobre una decisión, una idea o tu trabajo, y que otros se opongan, hace avanzar las cosas. Si al decidir o crear una nueva solución me basara solo en estadísticas, hechos y mi propia intuición u opinión, sería mucho más difícil. El feedback de los demás te hace ver las cosas desde varios puntos de vista, y la pregunta contraria de alguien (por ejemplo, «¿Es esto lógico?» o «¿Cómo puede ser si nunca se ha hecho antes?») en realidad te cubre las espaldas. Los socios, los ciudadanos, los medios, etc., pueden hacer las mismas preguntas. Estos puntos te hacen pensar si se te ha pasado algo por alto; quizá surja un hecho nuevo y la idea o la decisión no sea tan buena ni tan a prueba de balas como pensabas. O al revés: gracias a las distintas perspectivas, estoy mejor preparada, el equipo está implicado y la decisión es unánime, porque se ha escuchado la opinión de todos. Quien da el feedback, es decir, quien no está de acuerdo o se opone, también debería entender que es normal tener otro punto de vista. Si, por ejemplo, en el equipo seis personas están a favor y dos en contra y la decisión sigue a la mayoría, la decisión sigue siendo compartida.
¿Qué dirías para animar a quienes se han planteado este taller pero aún no se han decidido?
Sandra: El miedo tiene los ojos grandes. En realidad, hay más que ganar que perder con un feedback honesto y bien dado. Si las relaciones en el equipo empeoran después del feedback, eso también es un indicador valioso para el responsable del servicio sobre cómo seguir adelante, o para un miembro del equipo para valorar si este entorno de trabajo, este equipo o este rol encajan con él. El cambio solo puede producirse cuando damos feedback, expresamos nuestros sentimientos y deseos y, como resultado, intentamos encontrar el término medio entre los miembros del equipo o como equipo en su conjunto.
El taller ayudó a mantener transparente el ambiente del equipo: no hay el llamado elefante en la habitación.
Si sientes que tu equipo necesita un taller de colaboración como este, no dudes en ponerte en contacto con Monika, facilitadora y coach de Sunergos.
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