¡Y aquí está! Otro año natural llega a su fin, y las empresas y organizaciones hacen balance: qué objetivos se lograron y qué metas quedaron fuera de alcance. Te propongo una nueva forma de cerrar el año con tu equipo. Las tarjetas con fotos o dibujos, y las postales, te ayudarán a hacer el balance del año.
Lugar y presencia
Primero, busca una sala acogedora para cerrar el año en la que podáis sentaros en círculo sin mesas. Las mesas prácticamente gritan: «¡Ponme un portátil encima!», y el portátil pita: «¡Abre mi tapa y mira si ha llegado un correo hace 15 segundos!». Nadie quiere compartir con honestidad y sinceridad las victorias y dificultades del año si algunos miembros del equipo están enfrascados en sus pantallas.
Paso 1: Contacto entre vosotros
Incluso antes de empezar a hacer el balance de 12 meses, es importante que cada miembro de tu equipo dirija su atención a escucharse a fondo a sí mismo y a los demás miembros del equipo. Todo equipo tiene personas más habladoras y personas a las que no les gusta hablar mucho delante de un grupo. Para que todos en tu equipo puedan «calentar hablando», pídeles que empiecen hablando brevemente en parejas, por ejemplo sobre los siguientes 3–4 temas:
- «¿Cómo ha ido mi semana de trabajo?»
- «¿Qué me ha alegrado la vida esta última semana?»
- «¿Cómo me estoy preparando para Navidad y Año Nuevo?»
- «¿Cuáles eran mis deseos o planes personales para este año y cómo han ido?»
Después de cada pregunta, pide a los miembros del equipo que cambien de pareja. Anímales a hablar con miembros del equipo con los que no trabajan codo con codo cada día. Hablar en parejas trae rápidamente los pensamientos y la atención de las personas al grupo. También crea la sensación de ser escuchado.
Paso 2: Viaje en el tiempo
Al hacer balance, tendemos a recordar mejor los éxitos y dificultades de los últimos tres meses. Para recordar todo el año, pega una tira de cinta de carrocero en el suelo de la sala, con enero en un extremo y diciembre en el otro. Pide a los participantes que recorran el año mes a mes en parejas y se recuerden mutuamente los acontecimientos de cada mes. Pide a los miembros del equipo que no juzguen los acontecimientos y situaciones.
No importa qué acontecimientos se recuerden. Este breve paseo por la línea del tiempo es necesario para que cada uno despliegue en su memoria los acontecimientos de todo el año y no se quede en los últimos 3 meses.
Paso 3: Los éxitos y dificultades personales de los miembros del equipo este año.
Extiende en el suelo tarjetas con fotos o dibujos y pide a todos los participantes que elijan tarjetas del suelo de la siguiente manera:
– 1–2 tarjetas que caractericen mis éxitos en el trabajo este año.
– 1–2 tarjetas que muestren mis fracasos o las dificultades con las que luché el año pasado.
Las tarjetas son herramientas poderosas, porque las imágenes o dibujos que contienen nos ayudan a poner en palabras temas que nos importan pero que no hemos logrado o no hemos podido poner en palabras para nosotros mismos. Una vez que cada miembro de tu equipo haya tomado 2–4 tarjetas, pide a cada uno por turnos que comparta cuáles fueron sus éxitos y dificultades en el trabajo en 2019.
Aquí la tarea de los demás miembros del equipo es escuchar y no entrar en discusiones ni juicios. Tu papel como líder del equipo es vigilar esto en todo momento.
Nota: no devuelvas a la baraja las tarjetas usadas en este paso. Guárdalas en un montón aparte. Puedes usarlas en una reunión posterior, pero no en este cierre.
Ahora que todos han podido compartir a nivel personal, es el momento de hacer el balance del año como equipo.
Paso 4: Nuestro equipo
Extiende en el suelo tarjetas con fotos o dibujos y pide a todos los participantes que elijan tarjetas del suelo de la siguiente manera:
– 1 tarjeta que represente nuestro mayor éxito como equipo en 2019 (puede estar relacionado con los objetivos de este año o ser algo fuera de la tabla de objetivos)
– 1 tarjeta que caracterice cómo me he sentido en este equipo durante el último año
– 1 tarjeta que represente, como metáfora, lo que creo que puede llevarnos al siguiente nivel como equipo el año que viene. Puede ser algo que este año fue una dificultad para el equipo.
Toma 3 hojas grandes de papel y pégalas en la pared. La primera hoja se titula «Éxitos», la segunda «Cómo me siento en este equipo» y la tercera «Qué nos llevaría al siguiente nivel». Pide a cada miembro del equipo que se acerque por turnos a las hojas y comparta sus tres tarjetas con los demás. Después pídeles que peguen sus tarjetas en las hojas grandes con cinta de carrocero o masilla adhesiva.
Paso 5: Darse las gracias a espaldas
En este paso también necesitas tarjetas, pero no tarjetas ilustradas, sino postales dobles, de las que permiten escribir mucho dentro o en el reverso.
Siéntate con el equipo en semicírculo. Coloca una silla sola delante del semicírculo de manera que su respaldo quede de cara a los miembros del equipo sentados. Cada miembro del equipo se sienta por turnos en esta silla, de espaldas al equipo. Los demás miembros del equipo dicen por turnos, sobre el compañero que está de espaldas, qué le agradecen o qué han admirado de él, pensando en el último año. Por ejemplo: «Agradezco que Ats me ayudara al principio de un proyecto difícil con sus consejos prácticos sobre cómo empezar» o «Admiro cómo Piia hizo resúmenes muy profesionales y completos de nuestros servicios para los clientes», etc.
Mientras se expresan los agradecimientos sobre la persona que está de espaldas, un miembro del equipo anota brevemente en una postal todo lo que se dice. Cuando se ha dicho todo sobre la persona que está delante del equipo, se le entrega la tarjeta escrita y una nueva persona se sienta en la silla.
Es importante que la gente no empiece a debatir y discutir mientras da feedback. Cada miembro del equipo tiene derecho a expresar su admiración y agradecimiento a la persona de la silla. El papel de la persona en la silla es simplemente escuchar y disfrutar del feedback. Céntrate en los agradecimientos que queréis daros. Por qué se agradece no importa: incluso una sonrisa amable una mañana de trabajo merece un agradecimiento. Da a cada persona una atención similar. Incluso de alguien que lleva solo 1 mes en el trabajo hay cosas que agradecer al mirar atrás en el año.
En los últimos años no he conocido ningún equipo en el que la gente diga: «¡Celebramos demasiado los logros y nos reconocemos demasiado! ¡Más sería perjudicial!». Al contrario: cada día veo equipos en los que la gente echa en falta fijarse en lo que han logrado juntos y fijarse unos en otros.
Con esta forma de cerrar el año, lo importante es que todos los miembros del equipo tengan la oportunidad de compartir las victorias y los momentos que les importan: a nivel personal, como equipo y entre ellos.
¡Que tengáis un precioso cierre de año en equipo! ¡Tomaos tiempo para daros una palmadita en la espalda!
P. D.: Todo esto también puedes hacerlo con tu familia o tus amigos. Solo tienes que sustituir en la guía la palabra «equipo» por «FAMILIA» o «AMIGOS», y la palabra «trabajo» por «VIDA».
Para estos ejercicios sirve cualquier baraja de tarjetas con fotos o dibujos. En la tienda online de Sunergos también hay una selección de tarjetas de coaching: http://epood.sunergos.ee
