Las videollamadas exigen esfuerzo. Aunque seas un anfitrión experimentado de reuniones online y Skype haya sido parte inseparable de tus jornadas, las distintas soluciones de videollamada no pueden ser tan eficaces como las reuniones cara a cara.
Comparto contigo algunos consejos para que las reuniones online sean más eficaces y agradables.
Preparar una reunión online
Gran parte de la receta de una reunión online agradable (como de una reunión normal) está en la preparación. A qué prestar atención al preparar una reunión online:
- Escribe el propósito de la reunión online de forma concreta y clara en la convocatoria
Por muy manido que suene, todo empieza aquí: escribe el propósito de la reunión de forma concreta y clara en la convocatoria de la reunión online. ¿De qué hablaréis y de qué no? ¿Qué resultado queréis lograr (una decisión, opciones, un intercambio de información o similar)?
También hay que pensar bien quién crea valor en esta reunión online y con qué. Es mortalmente aburrido participar en una reunión online en la que el tema que te concierne solo se trata al final del todo. Piensa bien quién hace falta para cada tema e invítalo precisamente para la conversación sobre ese tema, en lugar de dejar que se aburra escuchando toda la reunión.
2. Pide a los participantes que se preparen en contenido y tecnología, y que hagan pruebas
Una reunión online eficaz depende de la preparación de los participantes. Si os habéis reunido por videollamada para hablar, por ejemplo, de un plan de acción, es una pérdida de tiempo que los participantes empiecen a leer el plan de acción al inicio de la reunión online. Pide a los participantes que hagan el trabajo previo necesario antes de la reunión, por ejemplo, que envíen sus propuestas o preguntas con antelación.
Donde hay tecnología, hay fallos. Si en la reunión online participan personas que no han usado antes una solución técnica concreta, pídeles que prueben a conectarse a la solución de reuniones online con antelación (la tarde anterior o 30 minutos antes de que empiece la reunión online). ¿Funciona el vídeo? ¿Va bien el sonido? ¿Puede la persona acceder a los archivos que necesita? ¡Uno de los mayores ladrones de tiempo es resolver problemas técnicos durante la reunión!
3. Conéctate 15 minutos antes del inicio y tenlo todo listo
Abre los canales de la videoconferencia con tiempo. Prueba tu micrófono y tus altavoces. Comprueba que funcionan todas las demás ayudas que piensas usar (inicia sesión en los entornos de apoyo si hace falta, etc.).
Acuerdos para la reunión online
Dirigir reuniones online es un reto. Muchos acuerdos que son evidentes en una sala de reuniones física de repente ya no sirven y hay que volver a acordarlos.
1. Estad visibles unos para otros y mirad a la cámara
Las videollamadas exigen un esfuerzo extra a nuestro cerebro para escuchar los pensamientos y sentimientos de los demás y leer su lenguaje corporal. Pide a todos los participantes que enciendan siempre el vídeo: la reunión online se anima enseguida cuando ves a las personas con las que hablas y sus reacciones. Pide a todos los participantes que coloquen la cámara de manera que se les vea con claridad. Es muy incómodo hablar con personas de las que solo queda media cabeza.
Los niños, las parejas y las mascotas en pantalla no son tabú. Acordad que los participantes no tienen por qué sentirse incómodos si un familiar aparece brevemente delante de la cámara para preguntar algo o coger algo de la habitación.
2. El participante que quiere hablar lo indica visualmente
Acordad que, si alguien quiere hablar, levante la mano o se lo haga saber al anfitrión de la reunión, p. ej., en la ventana del chat. Algunas soluciones de videoconferencia también ofrecen la opción de levantar la mano virtualmente (p. ej., Zoom).
3. Ninguna intervención puede superar los 2 minutos
Sí, a muchos les cuesta al principio. Pero un límite así obliga a expresar la idea de forma más breve y clara. ¡Menos es más!
Como responsable de la reunión, avisa a todos de que, si hace falta, puedes silenciar todos los micrófonos para reconducir la reunión online. Pide a los participantes que no se lo tomen como algo personal 
4. Si no estás hablando, silencia tu micrófono
Una reunión online puede volverse ruidosa si el ruido de fondo de las casas y oficinas de los participantes llega a todos. Pide a los participantes que silencien su micrófono si hay ruido de fondo donde están y no están hablando en ese momento.
Dirigir una reunión online
Recuerda que una reunión online no puede ir al mismo ritmo rápido que las reuniones en las que todos están en la misma sala física. Reserva más tiempo para las reuniones online y ralentiza conscientemente un poco el ritmo de la reunión.
1. Calentamiento
Todos llegamos a una reunión online desde otra reunión o desde las cosas de casa, y cambiar el chip lleva tiempo. Para que cambiar el chip y centrarse en la reunión online sea más rápido, dedícale un poco de tiempo al inicio de cada reunión.
¿Cómo puedes ayudar a los participantes a centrarse rápidamente en la reunión online?
- Da a todos la oportunidad de compartir algo sobre sí mismos (1–2 frases). Las personas «llegan» antes a la reunión online cuando sienten que reciben por un momento la atención de todos los demás. Además de la oportunidad de decir lo que está en la superficie de sus pensamientos y sentimientos en ese momento. Puedes simplemente preguntar a todos: «Comparte en 1–2 frases qué te ha alegrado hoy», «Comparte en 1–2 frases cómo ha ido tu fin de semana» o «Comparte en 1–2 frases cómo te está yendo el día»
Para quienes están acostumbrados a calentar una reunión con tarjetas, estas soluciones te ayudan a seguir con esta práctica también en las reuniones online:
Tarjetas ilustradas de Sunergos online (gratis)
Tarjetas de fortalezas At My Best: una solución de pago para usar las tarjetas At My Best online
2. Una imagen visual ayuda a seguir, entender y dirigir la conversación
Por desgracia, nuestro cerebro procesa la información verbal con relativa lentitud. Es ingenuo suponer que los participantes pueden seguir y entender del todo las ideas y los razonamientos de los demás a lo largo de una reunión larga.
La buena noticia es que hay bastantes soluciones que permiten dirigir las conversaciones con una pizarra compartida en la reunión online. Permiten al equipo trabajar a la vez en la misma pizarra durante la reunión y visualizar la conversación.
Herramientas probadas que puedo recomendar:
- Mural.co y miro.com (también conocida como Real Time Board): ambas soluciones tienen una lógica y unas funciones muy parecidas. También puedo recomendar stormboard.com
- Compartir pantalla en Zoom.us y que varios participantes trabajen a la vez en la misma pantalla. Solo tienes que compartir tu pantalla y dar el control a uno de los participantes (la función «Give Mouse/Keyboard Control to:»)
- Si necesitas recoger rápidamente las ideas y el feedback de los participantes de la reunión online, lo más rápido es pedirles que den su feedback en mentimeter.com. Allí puedes preparar rápidamente tus preguntas para los participantes y, en una reunión online más grande, recoger su feedback. ¿Quieres probarlo? Entra en menti.com e introduce el código 51 00 31.
3. Haz una pausa de 10–15 minutos cada 45 minutos
Sí, las videollamadas exigen un esfuerzo extra a nuestro cerebro. Así que haz una pausa de 10 minutos cada 45 minutos para que la gente pueda moverse. La energía de la reunión siempre sube después de una pausa.
4. En una reunión grande, trabajad en grupos más pequeños
Si la reunión que diriges tiene más de 6 personas, conviene plantearse tener algunas conversaciones en grupos más pequeños. Esto da a todos la oportunidad de participar activamente, y los grupos pequeños suelen generar ideas nuevas que quizá no surgirían en un grupo grande.
Por desgracia, no todas las soluciones de videoconferencia permiten dividir a los participantes en grupos más pequeños y después volver a reunir a todos en una misma reunión online.
Una solución que sí lo permite es Zoom (zoom.us)
5. Un resumen claro de la reunión, tanto oral como por escrito
Una reunión online crea muchas situaciones adicionales en las que los participantes pueden no entender de la misma manera los acuerdos y las decisiones.
Al final de la reunión online, resume de forma clara y concreta qué acuerdos y decisiones habéis tomado en la reunión. Los acuerdos y decisiones deberían estar visibles para todos los participantes (p. ej., en una pantalla compartida).
6. Daos un feedback rápido sobre la eficacia de la reunión al final de la reunión online
Usar nuevas herramientas y técnicas exige a todos aprender y adaptarse rápido. La mejor forma de aprender rápido es dedicar 5–10 minutos al final de cada reunión a que cada participante dé su feedback a los demás. Las preguntas son sencillas:
– «¿Qué crees que ha ido bien en la reunión de hoy y deberíamos repetir la próxima vez?»
– «¿Qué deberíamos cambiar o empezar a hacer la próxima vez para que la reunión online vaya mejor y cree valor para ti?»
Cada participante comparte brevemente su opinión. Sin debate ni discusión.
Esta parte también se llama la parte de la «máquina de agua» de la reunión online. Como responsable de la reunión online, llévate el feedback y decide qué continuar y qué cambiar la próxima vez.
Después de la reunión online
Asegúrate de que las partes puedan hablar entre sí de cualquier tensión que haya quedado en el aire durante la reunión online.
Es muy cómodo pasar por alto las tensiones que surgen en las reuniones online. La reunión termina, todos cierran sus cámaras y parece que la tensión ha desaparecido.
Si sientes que un participante salió de la reunión muy insatisfecho, hazle una llamada rápida, escúchalo e intenta entenderlo.
Con un gran número de reuniones online, hay un riesgo muy alto de ignorar tensiones que se acumulan y de no dedicar tiempo a hablar de ellas cara a cara.
También es una buena práctica mantener abierta la sala de la reunión online durante 15 minutos tras terminar la reunión, para que los participantes puedan compartir más ideas si quieren.
Si quieres vivirlo tú mismo o compartir tus consejos con otros, te esperamos en nuestro taller:
El objetivo del taller:
- Nos mostramos consejos concretos para que las reuniones online sean más agradables y eficaces
- Haz preguntas y recibe sugerencias de otros participantes sobre cómo resolver tus retos con las reuniones online
¿Qué me aporta? Como resultado del taller, añades nuevas opciones y consejos a tu «caja de herramientas» para dar más vida a las reuniones online.
Cuándo: 8 de mayo de 2020, 14:00–16:00
Dónde: taller por Zoom
¿Cuánto cuesta? 2 horas del tiempo de cada participante
¿Por qué lo hacemos? ¡Porque creemos que a nuestro alrededor hay muchas personas buenas e inteligentes con las que nos encanta compartir nuestras experiencias y aprender de las suyas!
